Requisiciones de compra

Una requisición de compra es la solicitud que hace un área para que Compras adquiera productos o servicios. Antes de comprar, la requisición se aprueba con un flujo de aprobación (por ejemplo, el jefe de tu departamento).

Entra a Apps » Compras » Requisiciones. Necesitas el permiso Compras » Requisiciones de compra; con Ver todas las requisiciones de compra ves también las de otras personas.

Crear una requisición

1. Da clic en Nuevo.
2. Indica Se requiere para (fecha) y Para qué se necesita.
3. En Productos agrega cada renglón: elige un producto del catálogo o escribe la descripción si no está dado de alta. Captura cantidad, unidad y, si lo conoces, el precio estimado.
4. Da clic en Guardar. Se asigna un folio (REQ-000001) y el total estimado se calcula solo.

El solicitante y su departamento se toman de tu usuario (ver Administrar usuarios).

Enviar a aprobación

En la requisición guardada, en el panel Aprobación, da clic en Enviar a aprobación. Mientras está en aprobación no se puede modificar. Si no hay un flujo configurado para requisiciones, queda aprobada al enviarla.

Si el flujo pide al jefe inmediato o al jefe de departamento y tu usuario no tiene jefe asignado, el envío avisa que el paso no tiene quién lo apruebe.

Estados

• Borrador: se puede modificar y enviar.
• En aprobación: esperando a los aprobadores.
• Devuelta: el aprobador pidió cambios; corrígela y envíala de nuevo.
• Aprobada: lista para que Compras cotice.
• En cotización: ya tiene cotizaciones de proveedor.
• Convertida en OC: ya se generó su orden de compra.
• Rechazada o Cancelada: ya no sigue.

Puedes Cancelar requisición mientras está en borrador, devuelta o rechazada.

Cotizar con proveedores

Cuando la requisición está Aprobada, Compras (permiso Cotizar requisiciones y generar la orden de compra) ve en ella la sección Cotizaciones de proveedor:

1. Elige el proveedor y da clic en Agregar cotización. Se crea con las partidas de la requisición y se abre para capturar el precio unitario de cada partida, la moneda, el IVA, el tiempo de entrega, las condiciones de pago, la vigencia y el archivo de la cotización. Deja vacío el precio de lo que el proveedor no cotizó.
2. Repite con cada proveedor. La requisición pasa a En cotización.
3. En el comparativo ves cada partida contra cada proveedor; el mejor precio y el menor total aparecen resaltados (las cotizaciones en otra moneda se comparan con su tipo de cambio). Una cotización a la que le faltan partidas se marca como Parcial y no compite por el menor total.
4. Da clic en Ganadora en la cotización elegida.

Generar la orden de compra

Con la ganadora marcada, da clic en Generar orden de compra. Se crea la OC con el proveedor, la moneda, el IVA y las partidas cotizadas de la ganadora, y la requisición queda como Convertida en OC con la liga a la orden de compra. La OC muestra Ver requisición.

Si hay menos cotizaciones que el mínimo de la cuenta (Compras » Config » Cotizaciones mínimas por requisición, 3 por defecto), se pide una justificación (por ejemplo, proveedor único o urgencia), que queda en la requisición y en las observaciones de la OC.

Las partidas sin producto del catálogo entran a la OC solo con su descripción y no se cargan a stock. Si la cuenta usa flujos de aprobación, la OC generada se envía a aprobar desde su panel, como cualquier otra.