Flujos de aprobación
Los flujos de aprobación definen quién debe aprobar un documento antes de seguir con el proceso. Hoy se usan para las órdenes de compra y las requisiciones de compra.
Activarlos
En Compras » Config, en Autorización de órdenes de compra, elige Flujos de aprobación y guarda. Con la opción Manual la orden de compra se autoriza como siempre, con el switch de autorización.
Configurar un flujo
Entra a Compras » Aprobaciones » Configurar flujos y da clic en Nuevo.
- Nombre y Documento (orden de compra o requisición de compra).
- Sucursal: déjala en "Todas" o elige una para que el flujo solo aplique ahí.
- Prioridad: si hay varios flujos activos, se usa el de menor prioridad cuya condición se cumpla.
- El flujo aplica cuando: condición opcional, por ejemplo "Total en MXN mayor o igual a 50000".
- Pasos, en orden. En cada paso eliges quién aprueba:
- Jefe inmediato del solicitante, o jefe del departamento del solicitante (se toman de Administrar usuarios).
- Usuarios específicos, un perfil de usuario, un grupo, o los usuarios que tienen un privilegio (por ejemplo, Autorizar compras).
- Modo de cada paso: basta con cualquiera de los aprobadores, se necesitan todos, o un mínimo.
- Condición de cada paso (opcional): si no se cumple, el paso se omite.
Si ningún flujo aplica, el documento queda aprobado automáticamente. Para dejar de usar un flujo, desmárcalo como Activo.
Enviar a aprobación
En la orden de compra guardada aparece el panel Aprobación. Da clic en Enviar a aprobación. Mientras está en aprobación:
- la orden de compra no se puede modificar (puedes Cancelar solicitud para corregirla);
- no se puede recibir ni cargar a stock.
Si la orden de compra se modifica después de aprobarse, la aprobación se invalida y hay que enviarla de nuevo.
Aprobar
Quien debe aprobar recibe un aviso en sus notificaciones y lo ve en Compras » Aprobaciones (el número indica cuántos pendientes tiene). Con Revisar aquí puede:
- Aprobar (con comentario opcional);
- Rechazar o Devolver para que se corrija (el comentario es obligatorio);
- Delegar su aprobación a otro usuario.
Quien envió la solicitud nunca la aprueba, aunque cumpla la regla del paso. Al terminar, el solicitante recibe un aviso con el resultado, y el historial queda en el panel del documento.